تحریر دفاتر الکترونیکی | نحوه ارائه

با حذف دفاتر کاغذی و حرکت نظام مالیاتی کشور به سمت هوشمندسازی، تحریر دفاتر الکترونیکی به یکی از مهم‌ترین و الزامی‌ترین تکالیف مالیاتی برای تمامی مودیان تبدیل شده است. امروزه دیگر خبری از نوشتن دستی دفاتر روزنامه و کل نیست؛ بلکه کل فرآیند تحریر دفاتر الکترونیکی به آماده‌سازی فایل استاندارد، بارگذاری در سامانه مالیاتی و دریافت کد رهگیری خلاصه می‌شود.

در این راهنمای جامع، به بررسی کامل مراحل، الزامات، مهلت‌ها و جرائم مربوط به تحریر دفاتر الکترونیکی می‌پردازیم تا بتوانید بدون نگرانی، تکالیف قانونی خود را انجام دهید.برای کاهش مالیات و جلوگیری از جرایم دیرکرد مالیات، دریافت مشاوره تخصصی اهمیت ویژه‌ای دارد. شرکت نورترازان معین به عنوان مجری و مشاور امور مالیاتی، با ارائه راهکارهای قانونی می‌تواند از پرداخت جریمه‌های مالیاتی جلوگیری کند. دریافت مشاوره مالیاتی با کارشناسان نورترازان معین با قرار دادن شماره خود در لینک زیر 👇

تحریر دفاتر الکترونیکی چیست؟

تحریر دفاتر الکترونیکی به فرآیند ثبت، نگهداری و ارسال اطلاعات مالی کسب‌وکارها در قالب فایل استاندارد مورد تأیید سازمان امور مالیاتی کشور گفته می‌شود.

در این شیوه، کلیه رویدادهای مالی شامل خرید، فروش، درآمد، هزینه‌ها، دریافت‌ها و پرداخت‌ها به ترتیب تاریخ وقوع در نرم‌افزار حسابداری ثبت شده و خروجی آن در قالب فایل اکسل یا CSV تهیه و در سامانه مربوطه بارگذاری می‌شود.

این روش جایگزین کامل دفاتر کاغذی سنتی شده و مبنای رسیدگی مالیاتی قرار می‌گیرد.

تفاوت دفاتر سنتی با تحریر دفاتر الکترونیکی

تغییر از دفاتر کاغذی به تحریر دفاتر الکترونیکی تحولی اساسی در فرآیندهای مالیاتی ایجاد کرده است. مهم‌ترین تفاوت‌ها عبارت‌اند از:

۱. نحوه پلمپ دفاتر

در گذشته مودیان باید دفاتر کاغذی را از اداره ثبت شرکت‌ها دریافت و پلمپ می‌کردند.
در روش جدید، درخواست پلمپ به‌صورت الکترونیکی ثبت می‌شود و تأیید نهایی پس از بارگذاری موفق فایل و دریافت کد رهگیری انجام می‌گیرد.

۲. شیوه ارسال

در روش سنتی، دفاتر به‌صورت فیزیکی تحویل حوزه مالیاتی می‌شد.
اما در تحریر دفاتر الکترونیکی، فایل خروجی استاندارد مستقیماً در درگاه ملی خدمات الکترونیکی مالیاتی بارگذاری می‌شود.

۳. کاهش خطا و افزایش دقت

به دلیل انتقال مستقیم اطلاعات از نرم‌افزار حسابداری، خطاهای ناشی از ثبت دستی حذف شده و فرآیند رسیدگی با سرعت و دقت بیشتری انجام می‌شود.

چه کسانی مشمول تحریر دفاتر الکترونیکی هستند؟

مطابق مقررات مالیاتی، گروه‌های زیر ملزم به تحریر دفاتر الکترونیکی هستند:

اشخاص حقیقی

تمامی صاحبان مشاغل گروه اول مالیاتی (بر اساس میزان درآمد یا نوع فعالیت) از جمله فروشگاه‌های بزرگ، پزشکان، وکلا، تولیدکنندگان و فعالان اقتصادی با درآمد بالا، موظف به انجام تحریر دفاتر الکترونیکی می‌باشند.

اشخاص حقوقی

کلیه شرکت‌ها و مؤسسات ثبت‌شده اعم از سهامی خاص، مسئولیت محدود، تعاونی و سایر شخصیت‌های حقوقی، بدون توجه به میزان فعالیت یا درآمد، مکلف به تحریر دفاتر الکترونیکی و ارسال آن در موعد مقرر هستند.

آیین‌نامه اجرایی تحریر دفاتر الکترونیکی ۱۴۰۴

تا این لحظه، آیین‌نامه اجرایی جدید مربوط به سال ۱۴۰۴ به‌طور رسمی منتشر نشده است. بنابراین مودیان باید فرآیند تحریر دفاتر الکترونیکی را مطابق آخرین دستورالعمل‌های اعلام‌شده از سوی سازمان امور مالیاتی کشور انجام دهند تا از بروز جرائم احتمالی جلوگیری شود.

مراحل تحریر دفاتر الکترونیکی

فرآیند تحریر دفاتر الکترونیکی شامل سه مرحله اصلی است:

گام اول: آماده‌سازی فایل استاندارد

ابتدا باید اطلاعات مالی سال مربوطه را از نرم‌افزار حسابداری استخراج کنید.
سپس داده‌ها را مطابق قالب استاندارد اکسل اعلامی از سوی سازمان امور مالیاتی تنظیم نمایید. رعایت دقیق ترتیب ستون‌ها، فرمت تاریخ و کدینگ حساب‌ها الزامی است.

گام دوم: بارگذاری در سامانه

پس از آماده‌سازی فایل، وارد درگاه ملی خدمات الکترونیکی به نشانی my.tax.gov.ir شوید و از بخش دفاتر تجاری الکترونیکی، فایل را بارگذاری کنید.

گام سوم: دریافت کد رهگیری

سامانه پس از بررسی ساختاری فایل، در صورت نبود خطا امکان ثبت نهایی را فراهم می‌کند. پس از تأیید، کد رهگیری صادر می‌شود که به منزله پلمپ و ثبت رسمی دفاتر است.

مهلت تحریر دفاتر الکترونیکی در سال ۱۴۰۴

یکی از مهم‌ترین تغییرات مربوط به تحریر در سال ۱۴۰۴، دوره‌ای شدن ارسال دفاتر است.

مهلت شش ماهه اول

دفاتر مربوط به فروردین تا پایان شهریور ۱۴۰۴ باید حداکثر تا پایان آبان ۱۴۰۴ ارسال شوند.

مهلت شش ماهه دوم

دفاتر مربوط به مهر تا پایان اسفند ۱۴۰۴ باید حداکثر تا پایان اردیبهشت ۱۴۰۵ در سامانه ثبت شوند.

عدم رعایت این مهلت‌ها مشمول جرائم قانونی خواهد شد.

جرائم عدم تحریر دفاتر الکترونیکی

بی‌توجهی به انجام صحیح و به‌موقع تحریر می‌تواند پیامدهای جدی داشته باشد:

رد دفاتر

در صورت وجود نقص یا عدم ارسال در موعد مقرر، دفاتر توسط سازمان امور مالیاتی رد می‌شوند.

جریمه نقدی

طبق ماده ۱۹۳ قانون مالیات‌های مستقیم:

• عدم تسلیم دفاتر در موعد مقرر: جریمه معادل ۲۰٪ مالیات متعلق

• رد دفاتر ارائه‌شده: جریمه معادل ۱۰٪ مالیات متعلق

تشخیص مالیات علی‌الرأس

در صورت رد یا عدم ارائه دفاتر، مالیات به‌صورت برآوردی تعیین می‌شود که معمولاً رقم بسیار بالاتری نسبت به مالیات واقعی خواهد بود.

اهمیت دقت در تحریر دفاتر الکترونیکی

اجرای صحیح فرآیند تحریر باعث می‌شود:

• از جرائم سنگین مالیاتی جلوگیری شود

• دفاتر رد نشوند

• رسیدگی مالیاتی سریع‌تر انجام شود

• شفافیت مالی افزایش یابد

• ریسک تشخیص علی‌الرأس حذف شود

ثبت دقیق اطلاعات در نرم‌افزار حسابداری، رعایت قالب استاندارد و ارسال به‌موقع فایل، سه اصل طلایی در تحریر دفاتر الکترونیکی هستند.

جمع‌بندی

با الکترونیکی شدن نظام مالیاتی، تحریر دفاتر الکترونیکی دیگر یک انتخاب نیست، بلکه یک الزام قانونی جدی برای تمامی اشخاص مشمول است. آماده‌سازی صحیح فایل، بارگذاری در سامانه، دریافت کد رهگیری و رعایت مهلت‌های قانونی، کلید جلوگیری از جرائم و مشکلات مالیاتی است.

اگر فرآیند تحریر به‌درستی انجام شود، نه‌تنها از جریمه‌های سنگین جلوگیری می‌شود، بلکه مسیر رسیدگی مالیاتی نیز شفاف، دقیق و کم‌هزینه خواهد بود.