رد دفاتر قانونی؛ مفهوم، دلایل و موارد آن در آیین‌نامه

رد دفاتر قانونی یکی از مسائل مهمی است که شرکت‌ها در حوزه امور مالی با آن مواجه می‌شوند. مسائل مالی و مالیاتی به دلیل گستردگی و پیچیدگی بالا، شامل مفاهیم و مقررات متعددی هستند که ممکن است برای بسیاری ناآشنا باشند. در میان این مفاهیم، دفاتر مالیاتی نقش کلیدی در شفاف‌سازی فعالیت‌های مالی شرکت دارند. در این مطلب بررسی می‌کنیم دفاتر مالیاتی چه هستند و تحت چه شرایطی ممکن است با رد دفاتر قانونی روبه‌رو شوید.

رد دفاتر قانونی چیست؟

کلیه شرکت‌ها موظف‌اند در پایان هر سال، اظهارنامه مالیاتی خود را به همراه اسناد و مدارک مربوطه ارائه دهند. دفاتر قانونی حسابداری از جمله مهم‌ترین مستندات مالی محسوب می‌شوند که باید رویدادهای مالی شرکت در طول سال به‌طور دقیق در آن‌ها ثبت شود. این دفاتر پس از ثبت اطلاعات، در پایان سال پلمپ شده و به اداره امور مالیاتی تحویل داده می‌شوند.

در صورتی که دفاتر ارائه‌شده با اصول و ضوابط حسابداری مطابقت نداشته باشند، ممکن است از سوی ممیزان مالیاتی پذیرفته نشوند. در چنین شرایطی، اصطلاحاً گفته می‌شود که دفاتر قانونی شرکت “رد شده‌اند”. به بیان ساده، رد دفاتر یعنی عدم پذیرش دفاتر پلمپ‌شده به دلیل مغایرت با استانداردها و مقررات مالیاتی.

دلایل رد شدن دفاتر قانونی

رد دفاتر قانونی به دلایل مختلفی رخ می‌دهد که معمولاً ناشی از عدم رعایت مقررات آیین‌نامه تنظیم دفاتر است. در ادامه، مهم‌ترین دلایل این موضوع را بررسی می‌کنیم:

1. خارج شدن از پلمپ

اگر دفاتر قانونی به هر دلیلی از حالت پلمپ خارج شده باشند، دیگر مورد تأیید قرار نمی‌گیرند. حتی در صورت شماره‌گذاری و ثبت اطلاعات، اداره مالیات آن‌ها را معتبر نمی‌داند.

2. مفقود شدن صفحات

کمبود یا گم‌شدن یک یا چند برگ از دفاتر پلمپ‌شده، موجب ابطال کل دفتر می‌شود و امکان رسیدگی مالیاتی از بین می‌رود.

3. عدم ثبت برخی رویدادهای مالی

در صورتی که رویدادی مالی عمداً در دفاتر ثبت نشود و ممیزان به این موضوع پی ببرند، دفتر مورد قبول واقع نمی‌شود.

4. رعایت نکردن ترتیب زمانی ثبت

ثبت رویدادهای مالی باید بر اساس ترتیب وقوع آن‌ها باشد. اگر این ترتیب رعایت نشود، موجب بی‌نظمی در دفتر شده و امکان رد آن وجود دارد.

5. ثبت اطلاعات در حاشیه

نوشتن تمام یا بخشی از اطلاعات مالی در حاشیه صفحات، خلاف ضوابط است و باعث بی‌اعتباری دفاتر می‌شود.

6. درج اطلاعات بین سطور

رویدادهای مالی باید روی خطوط دفاتر ثبت شوند؛ نوشتن بین سطور مجاز نیست و در صورت مشاهده، دفتر رد خواهد شد.

7. خراشیدن صفحات دفتر

هرگونه تراش یا خراش روی صفحات با هدف پاک‌کردن یا تغییر اطلاعات، باعث بی‌اعتباری دفاتر می‌گردد.

8. پاک کردن مندرجات

اگر مشخص شود که اطلاعاتی به‌صورت عمدی از روی دفاتر پاک شده‌اند، این موضوع دلیل کافی برای رد دفاتر خواهد بود.

9. سفید ماندن بیش‌ازحد صفحات

دفاتر نباید حاوی تعداد زیادی صفحه سفید باشند، زیرا احتمال سوءاستفاده را افزایش می‌دهد و باعث رد می‌شود.

10. محو کردن نوشته‌ها با جوهر یا مواد دیگر

تغییر یا محو مندرجات با استفاده از جوهر، غلط‌گیر یا سایر مواد، طبق ماده ۲۰ آیین‌نامه تنظیم دفاتر، موجب رد دفتر است.

11. حذف اطلاعات با مواد شیمیایی

هرگونه دست‌کاری شیمیایی در صفحات دفاتر، حتی اگر جزئی باشد، مصداق تخلف است و دفاتر پذیرفته نمی‌شوند.

12. عدم ارائه دفاتر به ممیز مالیاتی

اگر مودی از تحویل یک یا چند دفتر قانونی در زمان بررسی خودداری کند، دفاتر همان سال مورد رسیدگی رد می‌شوند؛ حتی اگر خالی باشند، باید نگهداری و در صورت درخواست ارائه شوند.

13. بستانکار شدن غیرعادی حساب‌های بانکی

در صورتی که حساب‌های بانکی شرکت به دلایل نامشخص و غیرمعمول بستانکار شود، این مورد می‌تواند یکی از دلایل رد دفاتر باشد.

14. تأخیر در ثبت دفاتر

ثبت دیرهنگام اطلاعات در دفاتر قانونی یا دفتر روزنامه، خلاف آیین‌نامه است و موجب رد دفاتر می‌گردد.

15. استفاده از دفاتر سال‌های گذشته بدون اعلام به اداره مالیات

اگر مودی بدون اطلاع‌رسانی به سازمان مالیاتی، از دفاتر سفید باقیمانده از سال‌های قبل استفاده کند، دفاتر فاقد اعتبار خواهند بود. این موضوع باید ظرف ۳۰ روز از شروع سال مالی اعلام شود.

16. ثبت نکردن عملیات شعب

خلاصه عملکرد شعب شرکت باید در دفاتر ثبت شود؛ عدم ثبت اطلاعات شعب از دلایل مهم رد دفاتر است.

17. ارائه ندادن دستورالعمل کار با نرم‌افزار حسابداری

در صورت استفاده از سیستم‌های حسابداری مکانیزه، ارائه روش کار با نرم‌افزار به مأموران مالیاتی الزامی است. عدم ارائه آن ممکن است باعث رد دفاتر شود.

موارد رد دفاتر قانونی بر اساس آیین‌نامه جدید

طبق آیین‌نامه جدید، دفاتر قانونی در صورت بروز هر یک از موارد زیر ممکن است رد شوند:

• تأخیر بیش از حد مجاز در ثبت دفاتر روزنامه (بیش از ۱۵ روز) و دفاتر کل

• فقدان یک یا چند برگ از دفاتر پلمپ‌شده یا عدم ثبت آن‌ها نزد مراجع مربوطه

• ثبت نکردن یک یا چند رویداد مالی

• عدم ثبت عملیات شعبه یا شعب شرکت

• مفقود شدن اختیاری دفاتر

• عدم تطابق مندرجات دفاتر با اطلاعات سیستم‌های حسابداری

• سفید ماندن بیش از حد کل یا بخشی از صفحات دفاتر روزنامه

• تغییر نرم‌افزار حسابداری نسبت به سال‌های قبل بدون اطلاع اداره مالیات

• تغییر روش نگهداری دفاتر از حالت دستی به مکانیزه یا الکترونیکی بدون اعلام

• عدم ارائه یک یا چند جلد دفاتر پلمپ‌شده (چه تحریر شده و چه نانویس)

• حذف برخی عملیات در دفاتر الکترونیکی

جریمه‌های مرتبط با رد دفاتر قانونی

• عدم ارائه دفاتر به مراجع مالیاتی موجب جریمه ۲۰ درصدی می‌شود.

• در صورتی که دفاتر تحویل داده شده ولی از سوی اداره مالیات رد شوند، جریمه ۱۰ درصد اعمال خواهد شد.

بخشودگی جرائم مربوط به رد دفاتر قانونی

مودیان می‌توانند با رعایت شرایط زیر، درخواست بخشودگی جرائم ناشی از رد دفاتر را داشته باشند:

• طبق ماده ۱۸۰۹ قانون مالیات‌های مستقیم، مودی باید حداقل سه سال متوالی، کلیه دفاتر و مدارک قانونی خود را به موقع و بدون تأخیر تحویل دهد و مالیات مربوطه را به موقع پرداخت کند. در این صورت، به عنوان پاداش خوش‌حسابی، ۵ درصد از اصل مالیات این سه سال از محل وصولی‌های جاری کسر یا به حساب سنوات بعدی او منظور می‌شود.

• بر اساس تبصره ۱ ماده ۱۹۰ قانون مالیات‌های مستقیم، مودیانی که به تعهدات قانونی خود پایبند باشند و دفاتر و اظهارنامه‌ها را سر موعد تحویل دهند، از ۸۰ درصد جرایم مقرر معاف می‌شوند.

• در صورتی که مودی ظرف یک ماه از تاریخ ابلاغ برگ قطعی مالیات، مالیات را پرداخت کند، مشمول معافیت ۴۰ درصدی جرایم مالیاتی خواهد شد.

نکات مهم برای جلوگیری از رد دفاتر قانونی

برای پیشگیری از رد دفاتر، توجه به موارد زیر ضروری است:

• اصلاح و رفع مغایرت‌های موجود در اظهارنامه‌های مالیاتی سه ماهه با دفاتر قانونی، به ویژه در بخش‌هایی که مشمول مالیات بر ارزش افزوده نیستند.

• برطرف کردن اختلافات و اصلاحات گزارش‌های سه ماهه خرید و فروش فصلی با اظهارنامه مالیات بر ارزش افزوده و دفاتر قانونی.

جریمه‌های سنگین مالیاتی در کمین شماست

برای جلوگیری از مشکلات احتمالی مانند رد دفاتر مالیاتی و جریمه‌های مالیاتی، بهره‌مندی از مشاوره تخصصی و به‌روز اهمیت فراوانی دارد. کارشناسان مالیاتی نورترازان معین آماده‌اند تا با بررسی دقیق وضعیت مالی و پرونده‌های مالیاتی شما، راهکارهای مناسب را ارائه دهند و به شما در تنظیم صحیح دفاتر قانونی و اظهارنامه‌های مالیاتی کمک کنند.

اگر به دنبال رفع ابهامات مالیاتی، بهبود عملکرد مالی و جلوگیری از جریمه‌های احتمالی هستید، همین حالا می‌توانید درخواست مشاوره مالیاتی خود را ثبت کنید. با ثبت درخواست، در کوتاه‌ترین زمان کارشناسان مجرب با شما تماس خواهند گرفت تا راهنمایی‌های لازم را در اختیار شما قرار دهند.