تحریر دفاتر قانونی ؛ تعریف، اصول و نکات مهمی که باید بدانید

همه شرکت‌ها و سازمان‌هایی که در حوزه‌های اقتصادی فعالیت می‌کنند، موظف‌اند اطلاعات مالی خود را در دفاتر قانونی ثبت نمایند. این دفاتر باید با دقت و بر اساس استانداردهای تعیین‌شده تکمیل شوند تا سازمان امور مالیاتی بتواند بر مبنای آن تصمیم‌گیری و رسیدگی مالیاتی را انجام دهد. رعایت نکات مهم در تحریر دفاتر قانونی ضروری است؛ زیرا کوچک‌ترین اشتباه می‌تواند باعث رد دفاتر یا بروز مشکلات مالیاتی شود.

برای انجام صحیح تحریر دفاتر قانونی مراحل مشخصی وجود دارد که آگاهی از آن‌ها به مدیران مالی، حسابداران و صاحبان کسب‌وکار کمک می‌کند تا فرآیند ثبت فعالیت‌های مالی را بدون خطا پیش ببرند. در این مقاله از نورترازان معین به‌صورت کامل و جامع به معرفی دفاتر قانونی، اهمیت آن‌ها و شیوه درست تحریر و ثبت اطلاعات در این دفاتر می‌پردازیم. همراه ما باشید تا با تمامی الزامات و مراحل این فرآیند مهم آشنا شوید. با توجه به پیچیدگی‌های قوانین مالیاتی، استفاده از مشاوره مالیاتی تخصصی اهمیت زیادی دارد. شرکت حسابداری و مالیاتی نورترازان معین می‌تواند با بررسی دقیق نوع فعالیت، درآمد و شرایط کسب‌وکار شما، بهترین مسیر را برای کاهش مالیات و بهره‌مندی از معافیت‌های قانونی ارائه دهد — تا شما بتوانید با پرداخت کمترین مالیات ممکن، فعالیت اقتصادی خود را با آرامش و اطمینان ادامه دهید.برای دریافت مشاوره مالیاتی اشخاص حقیقی و حقوقی با شرکت نورترازان معین ( مجری و مشاور امور مالیاتی ) ، شماره خود را در لینک زیر وارد کنید تا کارشناسان نورترازان معین با شما تماس بگیرند.

دفاتر قانونی چیست؟

طبق قانون تجارت، تمامی صاحبان بنگاه‌های اقتصادی و کسب‌وکارها ـ‌ به استثنای کسبه جزء ـ موظف‌اند کلیه رویدادهای مالی خود را پس از ثبت در اسناد حسابداری و تأیید مدیریت، در دفاتر رسمی که قانون تعیین کرده است (بر اساس ماده ۶ قانون تجارت) ثبت و نگهداری کنند. این دفاتر که با عنوان دفاتر قانونی حسابداری شناخته می‌شوند، به صورت پلمب ارائه می‌گردند و صحت اطلاعات درج‌شده در آن‌ها اهمیت بسیار زیادی دارد. هرگونه خطا، قلم‌خوردگی یا نقص در این دفاتر می‌تواند پیامدهای مالیاتی و قانونی داشته باشد.

عدم دریافت دفاتر قانونی، تکمیل نکردن آن‌ها یا ارائه‌ ندادن‌شان در موعد مقرر، موجب جریمه خواهد شد. حتی اگر یک شرکت یا کسب‌وکار هیچ‌گونه فعالیت اقتصادی نداشته باشد، لازم است برای اعلام عدم فعالیت خود، دفاتر قانونی پلمب‌شده را دریافت و در حالت سفید به اداره امور مالیاتی تحویل دهد.

در حال حاضر دریافت این دفاتر از طریق سامانه ثبت شرکت‌ها انجام می‌شود. این روش جایگزین شیوه سنتی خرید دفاتر شده و دیگر نیازی به مراجعه حضوری به حوزه مالیاتی برای تأیید صحت دفاتر نیست.

برای جلوگیری از تخلفات مربوط به دفاتر کاغذی، دولت سامانه‌ای مخصوص ایجاد کرده است که مودیان بتوانند دفاتر خود را با درج مشخصات کامل شرکت دریافت کنند. پس از ثبت درخواست و پرداخت هزینه‌ها، دفاتر به صورت پلمب‌شده از طریق پست در اختیار مودی قرار می‌گیرد.

انواع دفاتر قانونی یا دفاتر حسابداری

طبق ماده ۶ قانون تجارت، دفاتر قانونی شامل دو دفتر اصلی هستند:

۱. دفتر روزنامه

بر اساس ماده ۷ قانون تجارت، دفتر روزنامه دفتری است که تاجر باید روزانه تمامی رویدادهای مالی، مطالبات، دیون، معاملات تجاری، خرید و فروش، و حتی وجوهی را که برای هزینه‌های شخصی برداشت می‌کند، در آن ثبت نماید. به بیان دیگر، تمام فعالیت‌های مالی روزانه شرکت ابتدا در دفتر روزنامه ثبت می‌شود.

۲. دفتر کل

طبق ماده ۸ قانون تجارت، دفتر کل محلی است که تاجر باید حداقل هفته‌ای یک بار اطلاعات استخراج‌شده از دفتر روزنامه را به تفکیک و دسته‌بندی مناسب در صفحات مربوط به هر حساب، به صورت خلاصه ثبت کند.

نکته مهم:
اگر دفتر روزنامه یا دفتر کل به روشی غیر از ثبت رسمی و پلمب‌شده تهیه و استفاده شود، این دفاتر دیگر اعتبار قانونی نخواهند داشت و نمی‌توان از آن‌ها به عنوان مستندات حسابرسی و مالیاتی بهره برد.

چرا دفاتر قانونی پلمب می‌شوند؟

تمام شرکت‌های ثبت‌شده موظف‌اند در موعد قانونی، اطلاعات مالی خود را به سازمان امور مالیاتی ارائه دهند. این اطلاعات از طریق تحریر دفاتر قانونی ثبت و ارسال می‌شود و به دلیل حساسیت بالای داده‌های مالی، دفاتر باید پلمب‌شده باشند.

پلمب دفاتر به این معناست که مشخصات شرکت شامل نام، شماره ثبت و سایر اطلاعات رسمی روی آن‌ها درج شده است تا از هرگونه دست‌کاری، حذف یا اضافه شدن اطلاعات جلوگیری شود. به همین دلیل دفاتر قانونی یکی از مهم‌ترین ابزارهای کنترل و رسیدگی مالیاتی محسوب می‌شوند.

تحریر دفاتر قانونی برای چه مشاغلی ضروری است؟

اداره امور مالیاتی، اشخاص حقیقی و حقوقی را بر اساس میزان فعالیت اقتصادی و نوع کسب‌وکار، در گروه‌های مختلف طبقه‌بندی می‌کند. یکی از مهم‌ترین تکالیف قانونی این گروه‌ها، پلمب و تحریر دفاتر قانونی است.

طبق ماده ۶ آیین‌نامه مربوط، تمامی اشخاص حقوقی و همچنین اشخاص حقیقی گروه اول ملزم به پلمب دفاتر قانونی و ثبت کامل فعالیت‌های مالی خود هستند. این الزام علاوه بر قانون مالیات‌های مستقیم، در ماده ۶ قانون تجارت نیز به روشنی بیان شده است.

بر اساس ماده ۹۵ قانون مالیات‌های مستقیم، تمام مشاغلی که در گروه اول قرار می‌گیرند، باید پیش از شروع سال مالی جدید، دفاتر قانونی خود را در سامانه مالیاتی ثبت و درخواست کنند.

در آیین‌نامه شماره ۲۳۰۷۶۱ مرتبط با ماده ۹۵ قانون مالیات‌های مستقیم، اشخاص حقیقی به سه گروه تقسیم شده‌اند:
گروه اول، گروه دوم و گروه سوم.
این دسته‌بندی بر اساس دو معیار انجام می‌شود:
۱. میزان فروش یا درآمد سالانه
۲. نوع شغل بر اساس جدول تعیین‌شده

تقسیم‌بندی مشاغل برای تحریر دفاتر قانونی بر اساس میزان فروش

در روش تعیین گروه مالیاتی بر اساس میزان فروش، سازمان امور مالیاتی در هر دوره مبلغ شاخص را اعلام می‌کند. در آخرین بخشنامه منتشرشده، اشخاص حقیقی به شرح زیر گروه‌بندی می‌شوند:

• گروه سوم: فروش سالانه از ۰ تا ۵۰,۰۰۰,۰۰۰,۰۰۰ ریال

• گروه دوم: فروش سالانه از ۵۰,۰۰۰,۰۰۰,۰۰۰ تا ۱۵۰,۰۰۰,۰۰۰,۰۰۰ ریال

• گروه اول: فروش سالانه بیش از ۱۵۰,۰۰۰,۰۰۰,۰۰۰ ریال

برای مشاغل خدماتی این مبالغ نصف در نظر گرفته می‌شود.

گروه‌بندی مشاغل بر اساس نوع شغل

طبق آیین‌نامه ماده ۹۵ قانون مالیات‌های مستقیم، مشاغل زیر در گروه اول قرار می‌گیرند و ملزم به پلمب و تحریر دفاتر قانونی هستند:

• تمامی کارخانه‌ها، واحدهای تولیدی و دارندگان مجوز بهره‌برداری از معادن

• دارندگان کارت بازرگانی (واردات و صادرات)

• صاحبان هتل‌های سه‌ستاره و بالاتر

• مشاغل صرافی

• صاحبان بیمارستان‌ها، زایشگاه‌ها و کلینیک‌های درمانی تخصصی

• فروشگاه‌های زنجیره‌ای دارای مجوز

• مدیران مؤسسات حسابداری، حسابرسی و خدمات مشاوره مالی

• شرکت‌های حمل‌ونقل زمینی، هوایی و دریایی

اهمیت تحریر دفاتر قانونی

تحریر دفاتر قانونی فرآیندی است که طی آن کلیه اطلاعات مالی شرکت به‌طور دقیق و منظم ثبت می‌شود. این اطلاعات با اهداف زیر تهیه می‌شوند:

• ارائه تصویری شفاف از وضعیت مالی شرکت

• جلوگیری از مشکلات مالیاتی و رد دفاتر

• امکان تصمیم‌گیری بهتر مدیران

• ایجاد مستندات قابل اتکا هنگام رسیدگی مالیاتی

دقت در تحریر دفاتر قانونی یکی از مهم‌ترین مسئولیت‌های حسابدار است؛ زیرا کوچک‌ترین خطا می‌تواند موجب رد دفاتر و محاسبه مالیات به‌صورت علی‌الرأس شود.

نکات مهم در نگهداری و تحریر دفاتر قانونی

۱. ثبت روزانه رویدادهای مالی در دفتر روزنامه و انتقال آن‌ها تا حداکثر ۱۵ روز بعد به دفتر کل
۲. استفاده از دفاتر پلمب‌شده مربوط به همان سال مالیاتی
۳. استفاده از نرم‌افزارهای مورد تایید سازمان امور مالیاتی
۴. در صورت عدم تطابق نرم‌افزار با ضوابط سازمان، ثبت ماهانه باید در دفتر روزنامه انجام شود
۵. امکان استفاده از چند دفتر روزنامه برای بخش‌های مختلف شرکت
۶. ممنوعیت استفاده از وسایل قابل‌محو (مثل گرافیت)
۷. ثبت اطلاعات با واحد پول رسمی کشور و زبان فارسی
۸. امکان جایگزینی دفاتر در صورت از دسترس خارج شدن دفاتر قبلی با ارائه مستندات
۹. تأخیر مجاز برای اشخاص تازه‌تأسیس تا دو ماه پس از ثبت یا شروع فعالیت
۱۰. لزوم ثبت خلاصه عملیات شعبه‌ها حداقل سالی یک بار
۱۱. ممنوعیت تحریر دفاتر قبل از شروع فعالیت مالی
۱۲. ارائه دفاتر سفید معادل عدم ارائه دفاتر است
۱۳. اسناد الکترونیکی باید در همان قالب اصلی نگهداری شوند

توصیه‌های کاربردی هنگام تحریر دفاتر

• محیطی آرام انتخاب کنید

• از خودکار مناسب و غیرقابل‌محو استفاده کنید

• از لاک یا ابزارهای پاک‌کننده استفاده نکنید

• انتهای صفحات را با خط مورب ببندید

• هنگام خستگی یا استرس اقدام به تحریر دفاتر نکنید

برای کاهش مالیات و جلوگیری از جرایم دیرکرد مالیات، دریافت مشاوره تخصصی اهمیت ویژه‌ای دارد. شرکت نورترازان معین به عنوان مجری و مشاور امور مالیاتی، با ارائه راهکارهای قانونی می‌تواند از پرداخت جریمه‌های مالیاتی جلوگیری کند. دریافت مشاوره مالیاتی با کارشناسان نورترازان معین با قرار دادن شماره خود در لینک زیر 👇

دریافت مشاوره رایگان

شماره موبایل خود را وارد کنید تا کارشناسان ما با شما تماس بگیرند.

👇

ارسال درخواست مشاوره

آموزش گام‌به‌گام تحریر دفاتر قانونی به زبان ساده

گام اول: بررسی تعداد سطرهای دفتر (۲۶ یا ۲۸ سطری) و تطابق با نرم‌افزار
گام دوم: شماره‌گذاری اسناد و نوشتن جداگانه هر یک از آن‌ها
گام سوم: نوشتن ستون بدهکار در سمت راست و بستانکار در سمت چپ
گام چهارم: جمع‌زدن پایان هر صفحه
گام پنجم: بستن دفتر با خط مورب در پایان صفحات

موارد مربوط به رد دفاتر قانونی

دفاتر قانونی در شرایط زیر ممکن است رد شوند:

۱. ثبت‌نشدن دفاتر در مراجع قانونی یا ناقص‌بودن آن‌ها
۲. عدم ثبت برخی فعالیت‌های مالی
۳. تأخیر بیش از ۱۵ روز در دفتر روزنامه یا بیش از حد مجاز در دفتر کل
۴. عدم ثبت عملیات شعب در دفاتر مرکز
۵. ادعای خروج دفاتر از دسترس بدون تأیید اداره مالیاتی
۶. عدم تطابق دفاتر با اطلاعات سیستم‌های مکانیزه
۷. جای سفید بیش از حد معمول
۸. عدم ارائه حتی یک جلد از دفاتر ثبت‌شده
۹. تغییر نرم‌افزار حسابداری بدون اطلاع قبلی
۱۰. تغییر روش نگهداری دفاتر (دستی ↔ ماشینی)
11. تحریر دفاتر به زبان یا پول غیررسمی
12. حذف برخی عملیات در دفاتر الکترونیکی

نکته مهم

اگر سفید ماندن صفحات برای ثبت تراز افتتاحیه باشد یا بخش پایانی صفحات با خط بسته شده باشد، موجب رد دفاتر نخواهد شد.

جریمه خط‌خوردگی دفاتر قانونی

خط‌خوردگی در تحریر دفاتر قانونی اگر از حد معمول بیشتر نباشد مشکلی ندارد، اما موارد زیر جریمه دارند:

• خط‌خوردگی و اشتباهات متعدد → ۲۰٪ جریمه

• ارائه دفاتر اما عدم تأیید توسط ممیز → ۱۰٪ جریمه

شیوه صحیح اصلاح اشتباه

• اشتباه را با خودکار قرمز مشخص کنید

• متن یا عدد صحیح را با خودکار آبی یا مشکی بالای مورد اشتباه بنویسید

• از مخدوش‌کردن دفتر اکیداً پرهیز کنید

آئین‌نامه تحریر دفاتر قانونی

آیین‌نامه تحریر دفاتر قانونی بر اساس ماده ۹۵ قانون مالیات‌های مستقیم تصویب شده و چارچوب کامل نگهداری، تنظیم و تحریر دفاتر قانونی را برای اشخاص حقیقی و حقوقی مشخص می‌کند. رعایت این آیین‌نامه برای جلوگیری از رد دفاتر کاملاً ضروری است.

(در صورت نیاز می‌توانم نسخه PDF را برای انتشار در سایت نورترازان معین تولید کنم.)

نحوه تحریر دفاتر قانونی طبق ماده ۱۱ آیین‌نامه

مودیان باید تمام معاملات، رویدادهای مالی و عملیات محاسباتی خود را—even در صورت استفاده از سیستم مکانیزه—در دفتر روزنامه و دفتر کل ثبت کنند. اشتباهات حسابداری نیز در همان سال و با مستندات قابل اصلاح است.

تاخیرهای مجاز در تحریر دفاتر

• تأخیر ثبت در دفتر روزنامه: حداکثر ۱۵ روز

• تأخیر مجاز برای تازه‌تأسیس‌ها: ۲ ماه

• تأخیر به دلیل خارج شدن دفاتر از دسترس (با سند): ۲ ماه

• ثبت دفاتر در میانه سال به شرط نبود فعالیت مالی قبل از آن

اقداماتی که بعد از اشتباه در تحریر دفاتر قانونی باید انجام دهید

در صورت بروز اشتباه:

• با خودکار قرمز روی مورد اشتباه علامت بزنید

• اصلاح را با خودکار آبی یا مشکی بالای همان مورد بنویسید

• از ایجاد خط‌خوردگی‌های زیاد پرهیز کنید

• اگر بدهکار و بستانکار جابجا شده باشد، هنگام رسیدگی توضیح دهید

جمع‌بندی مقاله تحریر دفاتر قانونی

تحریر دفاتر قانونی یکی از مهم‌ترین وظایف حسابداران و از اصلی‌ترین تکالیف مالیاتی شرکت‌ها است. ثبت صحیح اطلاعات مالی، از رد دفاتر، جریمه و مالیات علی‌الرأس جلوگیری می‌کند. این دفاتر در دو نوع دفتر روزنامه و دفتر کل هستند و باید تا ۱۰ سال نگهداری شوند.

برای مشاوره و رفع ابهامات مالیاتی، می‌توانید با مجموعه نورترازان معین از طریق شماره تماس درج‌شده در سایت در ارتباط باشید.

اگر به دنبال راهی برای کاهش جریمه‌های مالیاتی هستید، بهترین اقدام، دریافت مشاوره مالیاتی حرفه‌ای با شرکت نورترازان معین است.

در سایت نورترازان معین، می‌توانید با پر کردن شماره خود در لینک زیر، مشاوره حضوری و غیرحضوری دریافت کنید. مشاوران مالیاتی نورترازان معین از با‌تجربه‌ترین متخصصان مالیاتی در ایران هستند و راهنمایی‌های کاربردی برای کاهش جریمه‌ها و انجام صحیح تکالیف مالیاتی ارائه می‌دهند.